Техно-хитрости и лайфхаки, делающие жизнь ивент-менеджера проще и удобнее.

Говорим с учетом всем известного факта о том, что рук у организаторов мероприятий точно больше двух. 🙂 Иначе как бы они успевали сделать сотни разных мелочей, в которых кроется сам дьявол?

Google Play и App Store предлагают загрузить в мобильный телефон сотни виртуальных помощников и приложений.

Их можно разделить на 2 группы в соответствии с этапами, когда  они могут пригодиться организаторам мероприятий.

Подготовка ивента

На этом этапе важную роль играют планирование и распределение задач между членами команды, для этого используются различные планировщики: Tasker, GanttMan, Slack, Trello. Такими  инструментами активно пользуются менеджеры проектов, а организация мероприятия — это по сути проектная деятельность.

После того как определены цели и задачи ивента, разработана его концепция  и сформулированы ожидаемые результаты, наступает время пригласить участников.

Здесь на помощь приходят средства коммуникации с аудиториями. Для рассылки приглашений по уже существующей базе адресов используются mailchimp, SendPulse, MailerLite и прочие.

Этими сервисами вы можете пользоваться бесплатно, если количество адресатов не превышает 1500–2000. Если же аудитория для рассылки больше, нужно будет завести платный аккаунт.

Для регистрации участников традиционно используется Google Forms, хотя некоторые все еще полагаются на количество подписавшихся на встречу Facebook.

Моя практика показывает, что из всех зарегистрированных на ивент приходит 70%, а если мероприятие бесплатное и было анонсировано менее чем за 2 недели, то придет около половины от общего числа заявок.

Проведение ивента

Время идет, и вместе с ним меняются и форматы мероприятий. Даже форумы и конференции, на которых гости только лишь слушают спикеров и читают презентации со слайдов, давно устарели морально. К тому же живое и интерактивное общение между всеми участниками приносит куда больше пользы, чем односторонний поток информации.

Современный ивент не ограничивается лишь аудиторией, где он проходит, а сразу транслируется в социальные сети, его отголоски можно услышать и прочесть еще много дней спустя.

Для того чтобы обеспечить вовлечение гостей в ход мероприятия, собирать и отслеживать мнения, вовлекать людей в опросы и голосования в режиме реального времени, организаторы используют такие приложения для нетворкинга, как eventor, slido, 2event, doubledutch,  etouches, guidebook, MyQaa и многие другие.

В перерывах между выступлениями участники знакомятся друг с другом и обмениваются визитками, которых под конец дня обнаруживается целая кипа. Здесь на помощь приходят электронные распознавалки, например, EvernoteHello или CamCard.

А с каким лицом разбираете визитки вы?

Александр Элькин, вдохновитель и лидер движения EdCamp Ukraine, советник Министра образования и науки Украины:

«Для подготовки наших мини-конференций и больших событий мы используем многофункциональное приложение Attendify. Это решение позволяет качественно мониторить результативность мероприятий: составлять рейтинги спикеров, докладов и прочих элементов программы ивента.  К тому же оно может избавить от необходимости печатать программу в бумажном виде. Еще один набор удобных инструментов — это программный продукт 37signals под названием High Rise. Он представляет собой CRM систему, объединяющую в одну семью педагогов из разных регионов страны. Это даёт нам возможность в течение года контактировать с ними, в том числе через массовые рассылки. Также в этом году мы хотим посотрудничать c сервисом TicketForEvent для регистрации участников и участниц события и распределения входных билетов».

А вот организатор мероприятий для IT-специалистов, в частности Всеукраинского форума и олимпиады по кибербезопасности HackIT-2015 считает, что минимализм в выборе приложений упрощает жизнь. Поэтому он полагается на мессенджеры.

Станислав Бару, руководитель группы «Философия праздника»:

Около 20% гостей на IT-мероприятиях не будут загружать сторонних приложений, чтобы вовлечься в ход мероприятия, поэтому для эффективной коммуникации с ними мы используем Telegram, который есть почти у всех. Также мы стараемся сделать красивые бейджи, например, в виде книжечки с программой мероприятия и другой полезной информацией.

Словом, основная функция таких приложений — организовать работу так, чтобы человек мог максимально эффективно использовать свое время и время своей команды, а также не упускал из виду важную информацию.

Однако какими бы ни были развитыми технологии, многие PR- и ивент-менеджеры все еще не забывают традиционные методы.

«Мой стол обвешан стикерами и напоминалками. Я также постоянно прописываю список задач и финальный чек-лист в ежедневнике вручную», — говорит PR-менеджерка Харьковского IT-кластера Даниэлла Ковалёва. — А вот для лучшей организации рабочего времени я использую доступный функционал продуктов Google».

Авторка: Марина Косенко, менеджер зі зв’язків з громадськістю Telesens International

К каждому курсу на СуХаРях можно написать отзыв. Также мы просим подтвердить его одним из трех способов. Так мы боремся с фейковыми отзывами. Помоги курсам развиваться, а другим выбрать хорошее место учебы. Для этого оставляй на портале свой фидбек курсам, на которых учился(лась).

 

Рекомендуем почитать:

Влаштуй собі челендж: 21 день навчання

Креативне підприємництво: бізнес чи хобі, яке приносить дохід?

Лайтовая версия ролевой методики самоанализа

1